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作为现行研究项目的一部分,超越预算圆桌会议(Beyond Budgeting Roundtable,BBRT)与美国生产力与产品质量中心 (American Productivity & Quality Center, APQC) 一起完成了一项名为“规划、预算及预测:最佳实践印象”的研究。本次研究调查了五家业界领先的公司,这五家公司采用的规划、预算及预测方法都与众不同。由于每家公司采用的方法不尽相同,本研究报告筛选出了十个最佳实践方案,这些方案一直为一流企业所采用,对他们的成功至关重要。本文将对这些最佳实践进行简单介绍,并对每个实践给我们带来的启示加以阐述。
被认可的最佳实践
- 规划、预算及预测必须与企业文化相适应。
- 综合的规划、预算及预测流程能够保证战略有效地转化为行动。
- 提供盈利指导时须谨慎。
- 设立相对目标,从而避免由固定目标带来的隐患。
- 调整激励机制,实现最佳绩效。
- 有效的规划、预算及预测流程有助于不断更新运营计划,从而适应多变的环境。
- 有效的规划、预算及预测流程应当促进资源的重新部署,从而创立高价值的计划, 取代由年度预算流程驱动的固定资源分配。
- 使用财务绩效管理系统,了解实际状况及其因果关系。
- 不断使用滚动预测,从而获得前瞻性,并实现与运营周期的协调。
- 交流与理解-成功的关键。
本文阐述了全球高绩效企业是如何应用这些最佳实践来提高企业的规划及控制水平的。试想这些最近实践会如何大大改进您公司现行的规划、预算和预测流程。
1. 规划、预算及预测必须与企业文化相适应。
最成功的企业往往建立于一种浓厚、独特且根深蒂固的企业文化之上, 这种文化是企业战略规划的基础。最佳实践企业通过设计规划、预算及预测流程,加深了这种文化。这些流程可以反映文化、战略重点和独特的管理能力之间的相互联系,而这些联系最终能够帮助企业提高效率和竞争力。
Andrew Campbell 于 1999 年在《哈佛商业评论》上发表的 Tailored, Not Benchmarked 一文曾经提到过这个问题,文章描述了三家大公司( 艾默生电气、陶氏化学和格兰特公司)的规划方法。艾默生通过集中精 力不断改进来创造价值。他们经常实行严密细致的审查,分析自己的流 程和竞争状况。陶氏化学公司通过其过硬的工程师文化,集中致力于节约成本;而格兰特公司则采取了一个较为温和的方法,他们利用自己的酒店和娱乐场所,重点发展客户关系,实现了利润的巨大增长。这三家公司都出色地使用了规划、预算及预测流程,发挥自身的文化优势,取得了显著成果。
Campbell 在文章中还指出,企业如果向他人借鉴并不适合自己企业文 化和管理能力的实践方案,会带来一些隐患。如果像艾默生这样的公 司制定了一项战略,致力于成为低成本的供应商,那么它的规划系统就 必须把重点放在成本上。但是,如果公司的战略主要致力于发展客户关系,那么就需要采取不同的措施和一套不同的管理审查流程。同样,如果企业文化支持的是产品领先战略,那么他们就会致力于新产品的开发 和产品创新,而不是单单的降低成本。
IBM 的解决方案可以为多种企业文化提供支持。
例如,要想获得成功,保险公司就必须对市场和相关风险状况进行快速评估。为了捕捉趋势,他们需要进行实时分析,这些分析必须以最新的 数据为基础,而不应该使用已经存放了几个季度的陈旧数据。
总部设在英国的 Equity Insurance 公司是一家大型零售保险商,该公司在伦敦劳合社保险市场中备受赞誉。Equity 通过使用 IBM Cognos Planning Analytics,简化了整个企业的预算系统,满足了公司财务绩效管理的需求。 过去流程更新一次需要花费 24 小时,而现在每 5 分钟就会更新一 次。Equity公司财务系统经理 Richard Smith 说道:“IBM Cognos Planning Analytics帮助我们提 高了报表制作的能力,简化了报表的分组操作,实现了管理报表方法的简便操作,此外,还提高了我们的整体责任感。现在,我们能够进行复 杂的业务建模,并识别出关键的绩效指标。”
Equity 使用一个中央数据库来存储不断更新的多维数据,从而为每一个用户提供最新信息。这促进了未来的业务规划,同时让 IBM Cognos Planning Analytics在复杂的业务建模过程中得以使用。Smith 解释道:“现在按一个键就可以获得所有数据,因而我们可以根据顾客需求更好地进行规划了。”
PhiladelphiaCare Foundation 是荷兰最大的组织之一,为人们提供 其所需的照顾、支持和网络,无论他们从事何种职业、年龄有多大,或者 是否残疾。该基金会拥有 9300 名员工,分布在荷兰国内 23个区域的 近 900 个小城镇,这些员工正在努力帮助近 10000 人解决独立生活的 问题。
面对快速的经济增长、区域分布以及越来越复杂的法律法规, Philadelphia 需要建立一套信息体系,帮助他们在应对监管压力的同时维持较高的客户照管水平,从而支持企业文化。通过使用 IBM Cognos Planning Analytics产品,Philadelphia 形成了一种新的模式,这种模式使区域经理能够更方便地对每个地方每个客户的成本和收益进行预算和报告。这 一基于 Web 的解决方案使他们能够访问保存有财务、客户、员工以及工资管理系统信息的数据仓库。Philadelphia 自己开发出了一个预算计算 器,用于处理源系统中的数据转换,从而让IBM Cognos Planning Analytics解决方案更加完善。“这需要通过一种适应我们企业的特定方法才能 实现。”该公司信息经理 Jacob Remijnse 说道,“例如,您是否能够对 每个地点的用人成本进行审查,对我们来说非常重要;在为客户提供不 同种类的看护服务时,我们的资金支持是存在差别的,系统对这一点应当予以支持。每年,资金体制的改革会引起很多变化。”
IBM Cognos Planning Analytics为 Philadelphia 提供了灵活性,并为他们所追寻的企业文化提供了支持。“对于各级财务规划人员,都可以轻易地改变数据,并立即看到结果。”Remijnse 说道,“这就允许你面对某种突发情况时能够随机应变。例如,当政府政策发生变化时,您也可以灵活应对。或者,您还可以处理多年的预算。”
2.全面的规划、预算及预测流程能够保证战略有效地转化为行动。
与企业文化密切相关的是一个公司的战略规划。一旦整体战略目标确定,每个企业都会采用一些正式或非正式的流程来制定策略,以实施 行动计划。规划、预算及预测活动是这些计划的基础,它们通过以下途径保证行动能够达到战略目标:精确地收集并分析大量的与关键绩效驱动因素有关的数据,使公司能够跟踪真实情况,然后将它们与战略目标进行对比。IBM 的财务绩效管理技术可以随时促进规划、预算及预测活动的进行。它可以帮助企业分配资源,评估哪些产品和服务最有利可图,减少资源浪费、降低成本,为股东创造更多价值。此外,IBM Cognos 可以帮助管理人员创建管理报表,审查运营成本,支持前线管理人员并轻松计划日后的活动。
许多企业往往试图将计划局限于达到某个财务目标,这是一个普遍的误区。一个全面的、成功的规划、预算和预测流程要求策略和活动的运营细节在未来可以被部署或改进。像这些计划的“非财务”方面往往为人们所忽视,因此对企业而言,要看见他们的战略如何部署,是非常困难的。要将战略转化为有效的行动,就需要从财务和运营两个方面进行规划、预算和预测。
作为全球最大的糖果饮料公司之一,吉百利史威士公司使用 IBM Cognos Planning Analytics创建了一个绩效管理平台,淘汰了人工规划、预算和预测流程,从而 节省出了更多时间用于进行更为复杂的财务分析。该系统使各种绩效管理活动(从详细的预算和规划到报表与分析)得以集中进行。
此外,吉百利的解决方案还实现了成本的节约和对战略的审查:在该方 案中,人们首先构建假定场景,对战略决策(例如供应链保证和营销假设)进行测试,然后再投入大量的时间和资源。吉百利还通过实现自动化的规划、预算和预测功能,消除人工投入,大大降低了劳动力成本: 每月平均节省 10 个工时,也就是说,每年节省了好几千美元。
GTCBiotherapeutics 是一家生物技术公司。该公司在治疗性蛋白的开发、 生产和销售过程中采用了动物转基因技术。转基因动物(一般为山羊)身 上带有特定的 DNA,可以在哺乳期合成治疗性蛋白。乳汁经过提炼成为最终产品,能够满足所有生物制药的需求。 GTC 通过使用IBM Cognos Planning Analytics,将战略转化为了具体的行动计划。这些计划在企业内部以及第三方开发项目中的使用,可以显示出 GTC 开发活 动是如何转化为财务成果的。通过观察在不同的产量的状况下各种方案的使用效果,IBM Cognos Planning Analytics 就可以判断出哪些方法是可行的。CTC 公司财务规划与分析部门高级主管 Jim Kneece 表示:“IBM Cognos Planning Analytics帮助我们直 接把微软项目中的活动计划整合进我们的预测系统,这让我们能够按照工作的确切方式进行建模。”我们可以清楚地看见,到底是什么正在驱 动我们的业务,以及不同战略可能带来哪些效果。他还指出,“这一规划手段把运营与财务相联系,从而在这两个方面都创造了价值。”
3. 提供盈利指导时须谨慎。
尽管现今企业提供盈利指导的趋势正日渐消褪,但是仍有超过半数的上 市公司还在这方面提供某种形式的指导。实际上,支持使用传统预算编制的观点,就是支持企业提供盈利指导。然而,由于政府的法律监管越来越严格,例如萨班斯-奥克斯利法案的出台以及相关法律施加的压力, 让提供盈利指导的风险性大大增加。
有一些企业,比如可口可乐公司和瓦霍维亚银行,完全不提供盈利指导, 但是其他的企业会提供一系列的指导,用以代替点估计。还有一些企业只提供年度或者季度的评估。无论采取何种方法,关键问题在于:“在 您的企业中,这种盈利指导是如何影响战略决策的?”
关于传统的预算编制系统,人们最大的不满在于,提供盈利指导会造成 一个绩效陷阱,导致企业为了达到季度目标而牺牲长期利益。传统的预 算是用来对整个企业的目标(往往包含一些“垫子目标”和“沙袋目标” )进行配置的。任何企业在尝试提供盈利指导之前,都会对经济形式、 顾客行为以及竞争对手可能采取的行动做大量假设。这些假设往往都是错误的,因而人们就会怀疑,执行者们为何暗示他们能够掌控未来, 并因此提供可靠的指导。
在“World Com”和“安然”丑闻案中,“达到数字指标”的压力最终导致 了诈骗和犯罪行为。更为谨慎的做法就是,不提供盈利指导,在竞争中 直接检验您的行动。
西南航空公司并不为华尔街提供盈利承诺。如同越来越多的美国公司( 包括吉列、可口可乐和伯克夏哈撒韦公司)和一些欧洲公司(比如诺基 亚和瑞士联合银行)一样,西南航空提供给分析师一些大致的信息,而 不会向他们提供具体的预测和承诺。这就是说,企业内部是没有逐级下 达固定的绩效任务指标的。相反,商业智能的关键要素在企业内部是可 以公开共享的,业务部门使用广泛的、众所周知参数设立目标,然后根 据企业竞争对手的状况来评定绩效。
4. 设立相对目标,从而避免由固定目标带来的隐患。
传统的预算编制往往为各个运营部门设立固定的目标。不同级别的管理人员会就这些目标进行商讨,但这些管理人员往往更注重维护自己的 权利范围、获得分红,而不是着眼全局、为整个企业谋福利。常见的做法是,提高预算花费需求、降低利润目标,设立足够低、容易达到的期望。同时,公司员工就会寻求抗拒这些“沙袋目标”,希望提高目标。结 果就是,掌握最多信息的一方获得胜利。这样,绩效、增长和效益都被“ 次最优化”了。著名撰稿人、通用电气前 CEO Jack Welch 把这种行为称 作“最小化运动”。
一流的企业根据关键业绩指标 (KPI),如股本回报率、活动现金流或成 本收入比 ,来设立相对目标。然后他们会设立延伸目标,从而在短期和 长期时间内,将盈利潜力最大化,并创造价值。通过一系列的相对指标, 而不是管理人员自己的数据,企业就可以对管理人员进行评价和定级。 这些指标为判定管理人员对企业的贡献提供了一个更为合适的方法。 这些指标包括同历史绩效数据的对比(如前一年的结果)、内部同伴群体绩效对比、直接竞争者的外部评价以及与世界顶级同行的比较。由于环境的变动会自动地对每个人的绩效产生影响,因而相对目标是可以自 我调整的。
采用了这种方法,管理人员就更加愿意接受设立“延伸目标”的做法了, 因为他们的绩效不再简单地由“达到数字目标”来评定或奖励了。而是关注他们在竞争方面的业绩,以及是否为股东创造了更多的价值。这一 流程的实施,使企业目标不再局限于硬性的财务数据,而转向更具操作性的要求。与设定硬性目标的方法相比,相对性方法更偏向于从市场方面对企业进行考量,从而更强调实际的竞争性措施,而不再是硬性的财务数据。
依传统而言,固定目标会扼杀员工的创造力,阻碍企业追求利益最大化。 在批评传统的预算方法及其设定的硬性目标时,Welch 指出:“...它吞噬了人们的精力、时间、乐趣以及企业的远大目标。同时掩盖了机遇,阻碍了增长。”显然,设定硬性目标的方法不能使企业获取最佳效率和最大 利益。
在评估自身业绩时,TV Guide Online 公司也同样采取了检查相对目 标的方法。TV GuideOnline 公司的财务研究部副总裁Jonathan Kahan 这样解释道:“通过对TV Guide Online 公司运营以及竞争过 程中的历史数据进行分析,我们不仅可以增加用户数,还能专注于拓 展市场份额,从而有助于提高收益。”TV Guide Online 公司通过使 用IBM Cognos Planning Analytics,来观察自己的每年同比增长率及竞争状况。依靠 IBM Cognos Planning Analytics金牌分销商Revelwood公司所提供的服务,TVGuide Online 公司在全公司内实施了这一解决方案,从而对各业务部门之间的相对目标进行比较。
5. 调整激励机制,实现最佳绩效
对传统的预算编制流程最常见的质疑是它导致了协议目标的出现,从而刺激企业部门将目标降到最低,以便轻松地达成目标,获取奖金。目标设定与个人奖励之间的利益冲突往往会造成企业功能失调,从而摧毁整个企业。在对固定目标进行协商的流程中,不同管理人员之间正在进行着一场“说谎者的扑克牌”游戏。他们在不断的刺激下,努力将自己的目标和预测降到最低。这样一来,公司内的各阶层都在不断地降低预期结果,而不是努力寻求最好的成果。
为了避免这一问题,企业必须使激励措施脱离预算编制流程。而应将对于员工的奖励,建立在价值创造的基础之上,以追求优化业绩为主。 这一转变将有助于消除在传统方法中常见的目标协商现象。
1993 年, Alfie Kohn 在《哈佛商业评论》上发表了一篇名为 Why Incentive Plans Cannot Work 文章,从而引起了关于激励计划的争论。Kohn 总结道,如果企业想要长久地改变人们的态度和行为,奖励就 会同惩罚措施一样,尽管引人注目,却缺乏足够的效果。一旦奖励结束, 人们就会回到原先的行为模式。这些方法并不能使人们长久地投入于为 公司创造价值、努力开展行动。因此,我们需要从外部刺激转变到内部刺激:从提供奖励,转变为对所创造的价值进行评估和认可,并使价值 创造者参与分享价值。
6. 有效的规划、预算和预测流程有助于不断更新运营计划,从而适应多变的 环境。
通过使用行动计划,可以消除战略目标(和与之相伴的绩效目标)与当前业务状况间的差距。利用这些计划,公司可以详尽了解必须在何时实现哪些目标。另外,公司还可以不断更新计划,以适应多变的商业环境, 从而使这些计划更为有效。
Cumberland Packing Corporation 是一个家族企业,多年以来一直维持着创新、安全的品牌形象。它是第一家采用独立小袋包装糖果的企业。在这之后,这家企业发明了名为 Sweet N’Low 的人造代糖,并开 始大量生产,投入市场。
Cumberland 公司主要使用IBM Cognos Planning Analytics应用程序来管理企业绩效。TMI 应用程序从部门划分、地理分布、产品、分销渠道及客户这五个方面帮助Cumberland 公司更好地了解自身的收益及绩效。由于拥有多样视角,Cumberland 公司及时发现了贸易促进和包装形式方面的不足,并做出了相应调整,从而促进了销售,提高了收益。此外,由 于对大量数据进行了收集和分析,公司通常能迅速地做出合乎逻辑、 依据丰富的决策。迅速的决策能力使得Cumberland 公司能够更好地抓住发展机遇,防止出现任何客户问题。而快速摄取信息的能力则使 Cumberland 公司具备了强有力的竞争优势。
堪萨斯城南铁路公司 (KCS) 使用IBM Cognos Planning Analytics应用程序对公司业务成果进行快速审查。在他们的月度报告中,KCS 用不同的色彩对账目 进行了标记,以分别显示达标成果、超出目标 10% 以上的成果、以及低于目标 10% 以上的成果。管理人员只需点击任一份经过色彩标记的账目,就可以层层回溯,查找细节,并找寻到源数据。这种对数据的快速分析,使企业深入了解了自身的运营结果,提高了对于多变环境的响应速度。
Oranta 公司是乌克兰保险市场的领军企业,其前身是国家联合证券保险公司 (NJSIC). 该公司在乌克兰拥有最为发达的代理机构网络:共拥有 7000 名员工,27 个区域办事处,508家分公司、代理机构及分支机 构。由于公司结构复杂,拥有众多部门,过去的预算编制流程以及分析和报告流程需要耗费大量的劳动力和资源。而公司众多的分支结构和零售代理机构,又影响了流程的效率和及时性。
通过使用 IBM Cognos Planning Analytics, Oranta 公司可以创建不同的预算 模型和版本,并为个别的区域董事会和分部提供对于公司盈利、亏损及现金流动的预测。所以,现在NJSIC Oranta 公司的管理人员可以不受 干扰地获取预算信息,并控制企业内财务目标的完成情况。IBM Cognos 解决方案的溯源功能可以帮助用户比较分析计划指标和实际指标,并通过财务责任中心,迅速、方便地对企业绩效做出评估。这种灵活性使得 Oranta 公司能够快速、高效地响应商业环境的不断变化。
7. 有效的规划、预算及预测流程应该能够促进资源的重新部署,从而创立高 价值的计划,取代由年度预算流程驱动的固定资源分配。
许多企业使用预算流程来预先确定各业务部门的资源配置。然而,这需要事先假定好企业的产出水平及未来的市场情况。如果实际需求低于企业产出,资源就没有得到充分的使用。而如果实际需求较高,那么就需要额外增加成本,或削减客户服务。
今天的市场正在迅速地发生着变化。股票、债券和货币市场的波动不定,以及全球竞争局势、环境问题和科学创新,将成功管理公司的难度 推向了极致。
面对多变的局势,企业的首要反应就是提高预测能力。尽管有些技术将 为我们带来更为精确的预测结果,然而事实上,商业环境的变化仍然难 以预测。尤其当企业每年仅进行一次预测时,则更是如此。根本问题在于:您所要建立的管理系统是否以预测未来为基础?事实上,您可以象 我们发现的某些企业一样,选择按需提供资源的方式,来维持灵活性。
我们建议您通过设定准则、建立企业内部的运营资源市场,实现资源配置的灵活性。如果企业根据关键绩效指标,设定较为宽泛的财务准则, 那么运营管理人员就能按照需要,酌情调拨并使用资源。另一个可行方法就是在企业内部建立运营资源的市场。这一流程使运营管理人员能够根据实际的产出,决定他们各自的需要,免去了大多预算流程中的繁文缛节。现在,许多企业正在利用费用比率分析,来提高灵活性和响应性。这 一转变的重点在于,企业能够以怎样的速度适应变化。由此,在充满不确定性的当前世界中,速度和敏捷性就成为了成功的关键因素。
最近,CiCi 所在的企业采用了 IBM Cognos Planning Analytics,来提高对资源的洞察。CiCi 的企业是一家十分特别的披萨公司。它是美国相关行业的佼佼者,所提供的“任您品尝”模式,使客户能以极低的价格,享受到美食和服务。它通过采用 TMI,为所有的数据提供一个单一的储存库,并实行每日以及日内更新。因此可以在极短的时间内,对大量的假设情景和 规划进行迭代。财务和业务分析师 Jessica White 评论认为,IBM Cognos Planning Analytics为企业“提供了分析比较商店销售与采购的集成模型”,帮助企业实时审查资源的利用和调整情况。
8. 使用您的财务绩效管理系统,了解实际状况及其因果关系。
许多领先的企业利用他们的财务绩效管理系统,对大量的实际数据进行分析。之后,又通过这些实际数据来评估其中存在的因果关系,从而 帮助评估企业的行动计划,以及战略目标的整体完成情况。
例如,在德克萨斯州开设了 35 间护理院的P&M 保健公司(Complete Healthcare Resources 公司的子公司)就使用了这一方法。P&M 公司已 经将大量的运营细节转化成为了一系列的关键驱动因素。财务管理副总裁 Crawford Milling 这样说道:
“当我面对设备操作人员时,我只需要他们提供两、三个基本假设。我们观察病人和工作人员的数量。在开办护理院的过程中,我们需要足够的护士来照顾病人。因此我们建立了一个公式,将已有的护士数量与所需的工作人员数量联系起来。这基本上就是这些(护理院业的)人向我提供的所有信息了。然而当他们收到我发回的预算时,就能获得他们所 需要的一切信息,甚至能知道他们在每一份总账账目中的支出;依据专 业知识水平招聘工作人员时,需要多少人手;他们将接纳多少病人;以及 他们的具体工资数额。所以当他们收到预算时,就能基本了解明年的业 务计划。”
这个因果关系算法是在很久之前建立的,最初是列在一份电子表格 中。P&M 公司通过换用IBM Cognos Planning Analytics,为升级提供了更多的便捷和方便。通过现有流程,还可以按照第三方付款人不同的支付类型,对企业 收益进行划分。第三方付款人包括医疗保险系统和医疗补助系统等。
安大略湖的蓝山度假村也采用了相似的方法。蓝山度假村是加拿大规模最大的山区度假村,常年拥有 350 名全职员工,冬季加招 1400 名季节性员工,夏季加招350 名。
度假村共涉及 13 个业务领域,包括餐馆、售票口、呼叫中心以及住宿。 IBM Cognos Planning Analytics为一线管理人员提供所需信息,帮助他们及时制定战略决策。IBM Cognos Planning Analytics所分析的数据来源众多,包括客户使用、设备租用及占用等各方面的信息。
在进行销售预测时,蓝山度假村的一线管理人员能够确认企业是否达 到销售预期;衡量营销活动的效果;并通过分析历史数据、天气状况及 竞争对手的结果,检测企业的实际绩效,从而修改房价。IBM Cognos Planning Analytics能够帮助客户准确评估多重因素对于销售的影响。这些因素包括,新开展的营销 活动的效果、广告投资的回报率以及各业务单位的能力负荷等。蓝山度 假村的IBM Cognos Planning Analytics财务绩效管理系统能够帮助企业了解实际数据和复杂的分 析能力,从而确认其是否完成了战略目标。
现在,各类领先企业纷纷开始运用尖端的解决方案,帮助其充分认识相 关的各项因果关系。各个企业运用的方法也许存在着细节上的不同,然 而,人们都一致希望能清楚地了解、认识成功的因素所在。
9. 不断使用滚动预测,获得前瞻性,实现与运营周期间的协调
许多企业声称它们具有预测能力,却往往并不清楚为何要进行预测。 人们通常认为,预测能使企业的规划具有前瞻性。然而在实际运作中, 它通常只是对企业的业绩进行中期评估,其目的仅仅是为了确认能否实 现原来的目标 - 这就有可能再次掩盖实际情况。
此外,与之相关的问题在于,企业的预测通常只到运营阶段的末期。 这种预测方法被称为“预测到墙”,它只关心企业运营期末的各项数字 (如同在运营期末建起了一座高墙),这将更多地掩盖实际情况。
企业可以通过不断运用滚动预测,获得前瞻性与协调性,从而解决这一 问题。这个方法的特点在于,在整个预测阶段中不断保持前瞻视角,并通过规划策略,使高层管理人员不再需要一直询问运营期末的各项数字。 这个预测方法是为了帮助企业获得前瞻性与协调性,因此它也就区别于 一般的业绩评估。这一区别十分必要。企业必须清楚,预测是对可能出现的结果进行评估(而业绩评估则是对实际产生的结果进行评估)。
上述中GTC所使用的IBM Cognos Planning Analytics规划应用程序十分成功,因为 它不断更新企业的实时状况、成果及活动。GTC 的 Jim Kneece 指出, 预测流程“部分刷新了之前所需的时间。通过实时计算,我们在整个周 期中,通常可以进行若干次中期预测。”与之相比,我们以往的系统在进行预测时,需要耗费大量的时间和人力。而最后,得出的结果可能在公 布之前就已经过时了 。现在的预测流程,能够帮助 GTC 评估开发新市 场所带来的潜在影响;考虑是否开展并购;以及在投入大量资金、工作人力时间和资源前,对不同的市场情况做出评估。
滚动预测能帮助企业在同竞争对手以及整体市场的比较中,找到自己的准确定位,所以在公共部门和私营部门中都大受欢迎。然而更重要的是,企业必须持续不断地进行预测,从而保持警惕,积极应对各种市场变化、挑战、创新突破以及利润机会。仅仅预测到企业某个财政阶段的末期,是无法实现这一要求的。
10. 交流与理解 - 成功的关键。
企业的成功,取决于能否推进企业文化、行动计划、资源分配状况和员工职责在企业内部的交流与传递。为了取得切实的效果,企业内的所有管理人员必须树立共同的目标,利用相同的信息。同时,必须保证信息 来源于企业的实际行为,确保信息的实时性,使其能在企业内得到迅速的传播。
成功的企业通过运用规划、预算和预测流程,传递并深化其业务的重 要组成部分,如企业文化以及企业的整体目标。使用一套共同的规划, 推动企业达到完全的透明,并因此提升信任度、增加员工权利、促进目标的一致化。
由于所属企业不同,本文中所例举的方法也各不相同。许多企业通过滚动预测来传递信息;连续的预测要求各级部门进行互动,并参与企业所制定的行动计划。此外,滚动预测还可以使各部门利用一套共同的 财政数字和资金来进行运营,从而推进整个企业的一致化。
除了采取传统的信息交流方法外,Huntsman 化工贸易公司等企业还设 立了绩效管理平台,从而为预算表添加文字附注。预算附注对理解数字背后的推理过程,建立员工对企业目标的职责感至关重要。Huntsman 公司金融部主管 Jim Bell 这样解释道:“尽管本质上,预算编制是一 项以数字为主的活动,但也需要进行一定的解释。由于 IBM Cognos Planning Analytics增加了 Microsoft Excel®, 加载项,预算管理人员不仅能使用熟悉的应用程序,还可以通过IBM Cognos Planning Analytics 添加文字附注来解释出现的偏差。”其他领先的能源公司也正在运用类似的方法,在预算信息上添加关于本地风俗或 异常情况的注释,帮助企业中所有的决策者更深入地了解市场,以及影 响企业卓越经营的相关因素。
Fotum 公司是北欧和波罗的海地区领先的能源公司之一。公司的业务范围包括电力热力产品、销售和分销、电厂运作与维修服务、以及其他与能源相关的服务。同时,Fotum 公司也是北欧地区最大的电力传输、销售和区域供暖公司,以及第二大电厂。
公司共有七个业务部门。过去,各业务部门位都是通过电子表格的 方法准备各自的年度预算。为了寻求更为现代化的方法,确保向整个企业内提供关键的规划、预算和预测数据,Fortum 公司更换使用了IBM Cognos Planning Analytics软件,从而建立更为快速、有效的规划流程。 现在,企业内的各业务单位通过使用 Planning 软件,对每月的汇报流 程提供支持,并为本年的预测活动收集数据。Fortum 公司的总会计师 Mika Sappinen 认为,公司已经顺利地拓展了 Planning 软件的用途。 “通过加快流程、提高效率,公司已经从中获取到最大利益。”他说 道,“它可以随时提供最新信息,这显然是一大进步。企业内的所有员工 都可以迅速获取数据。人人都能访问相同的信息和结构。现在,我们能 够轻松地比较实际结果、前一年的预测以及预算。”
其他企业可能会选择另外的方法。例如通过平衡计分卡和六西格玛法, 帮助企业所有员工创建并连接战略目标。利用绩效计分卡等软件工具, 可以极大地促进整个企业系统内的交流。另外还需要注意,不断重复某 一信息,如有关企业文化或战略目标的信息,可以帮助加深员工的印象和认识:因此,关于绩效的关键信息在企业内散播越广、理解越深,就越 能得到员工的接受和进一步深化。
通过频繁地重复,可以使清晰的信息得到进一步地深化。尽管信息的交流方式各不相同,但都需要人们对其进行传递和深化。
关于IBM Cognos 绩效管理创新中心
IBM 在北美、欧洲和亚太地区成立的 IBM Cognos 绩效管理创新中心, 旨在帮助人们理解可行的规划和绩效管理技巧、技术以及实践。创新中心致力于转变常规的绩效管理实践,推行“下一步实践”,从而帮助降 低成本、简化流程、提高生产力、促进对机遇的快速响应,并加强管理能见度。
创新中心拥有来自全球的规划、技术及绩效管理专家,并与 3000 余位 IBM Cognos 客户、学者、业界领导者及其他正在寻求加速采用、降低风险,以及最大化绩效管理实践影响的公司合作。
关于 IBM Cognos 商业智能和绩效管理
IBM Cognos 商业智能 (BI) 和绩效管理解决方案为企业提供全球领先的 企业规划、合并和 BI 软件、以及相关支持和服务,帮助企业规划、理解并 管理财务和运营绩效。通过综合利用技术、分析应用程序、最佳实践以及广泛的合作伙伴网络,IBM Cognos 解决方案为客户提供了一个开放的、 具有适应性的、完整的绩效管理解决方案。全球超过 135 个国家或地区的23000 余名客户选择使用 IBM Cognos 解决方案。
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