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工厂如何处理好插单、急单及订单变更?

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急单、插单、订单变更是指那些未安排在本次计划内,却由于某些原因必须优先交货的订单,这些订单会打乱原有的生产步调和次序。当生产能够按计划执行的时候,是最平衡的时候。此时,材料、设备、场地、人员都在按照既定的模式和轨迹运行,而相关的品质检验、统计工作、工艺配合也能有条不紊的跟进。

工厂生产管理的主要任务是根据生产计划进行跟踪、监控,确保在计划的时间内,完成计划内的工作,让生产变得程序化、制度化、理想化、简单化。

在工厂里面经常可以看到如下几个场景:

PMC部说:“我计划排得好好的,但是业务部、甚至老板突然打个电话通知有急单要插单生产”;

生产部说:“PMC部频繁变更计划,打乱了我的生产节奏,车间员工叫苦连天”;

业务部也按耐不住了,“我插单是因为客户要求,不接受就会流失客户……”

诸如此类的场景不胜枚举,造成的结果就是工厂天天赶货,还总是不能如期交货,老板发脾气、员工抱怨、管理层上下为难。

那么,一个规范化的企业是不是就要做到0插单呢?作为中小企业究竟该怎样去管控好这种插单的现象呢?

慧都智能制造项目组专家在企业进行调研、诊断、变革的过程中,总结了一些方法分享给你。不过,在此之前,你需要了解为什么企业会频繁出现插单现象,掌握这些原因有助于你更好地做好插单管控。

一、为什么你企业插单现象频繁?

1、订单交期不准

交货周期很长,订单准交率低,这是导致很多企业经常有插单现象的非常重要的原因。很多客户也是迫于无奈,因为他知道你企业的交货期很长,总是不能准确回复交期,如果不走插单流程,不作紧急订单来排产,可能要一两个月才能交货;所以,客户变“聪明”了,他总是以“紧急订单”为由来要求你企业插单生产,这样往往还能够奏效,可能半个月就能够交货了。

所以,“频繁插单”很大程度是因为企业的订单准交率不高,而企业的订单准交率低下根本上又是因为管理的粗放导致了生产计划管理的失控,这需要精细化管理系统地来解决。

2、插单所造成的损失没有数据化呈现

中小企业的老板几乎都会参与到企业具体的经营管理当中,特别是业务型的老板,他们是直接负责接单的,当有紧急订单的时候他是最着急的,是最容易去插单的人,一切以客户的需求得到满足为前提:这个客户要的货需要打个样;需要走一个小批量试产;这个订单是个大客户,特别着急,必须插单生产……

很多管理者都知道频繁的插单会给生产造成很大的影响,但也仅仅是停留在“知”的层面,而没有对插单行为及所造成的影响、损失进行数据化的评估、分析。比如,插单的是哪些客户,其中优质客户占比多少?这些插单、急单当中有多少是由常规订单转变来的?转变的原因是什么?是品质、工艺、物料因素还是其他?如果强行插单又会造成哪些订单延误?造成的损失金额又是多少?诸如此类的问题很多企业的管理者都忽略了将其进行数据化分析、呈现。

3、没有订单插单的管控流程

很多企业没有将插单当成一个重点的流程来进行管控,在粗放式的管理状态下,插单的随意性非常大,不管合不合理,都照单全收。

这三点是企业里面为什么会有那么多的急单、散单、插单的核心原因。当然,除此之外,客户要求变更、生产品质问题等原因也会造成紧急插单。

二、如何才能做好插单管控?

1、建立生产计划管控模式

缩短产品周期,提高订单准交率是保证订单插单进行有效管控的一个前提条件。前面讲的产生频繁插单的第一个原因就是因为交货周期太长,而交货期长又是因为频繁插单影响了别的正常交货的订单,然后正常交货的订单又需要插单才能满足交货要求,形成了一个恶性循环。要想从根本上解决问题,首先要提高订单准确率,压缩生产周期。

如果你企业通过订单评审的交期90%以上能够准交,能够满足客户需求,客户和业务都会增加对企业的信任,插单的现象也会随之减少。

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2、将插单的损失进行数据化呈现

特别是许多业务型的老板,主要在外面抓业务,是最容易犯这种错误的。因为老板在外围直接面对客户,客户有什么需求,都要尽量满足,当回到企业内部时,对具体的计划编排情况又不是很清楚,就想着靠老板的身份,靠订单的紧急状况来插单生产以此保证客户的交期。

对于生产计划来说,在原有生产计划中间,插入一张生产订单,就相当于要调整后续的所有生产计划,这是一个非常大的工作量。因此,当企业出现大量的插单时,首先要做的是核算出插一个单影响其他正常交货期的订单有多少,损失有多大?要用数据化的方式呈现出来。比如,你插这一单造成多少个订单延期,生产线换线工时的损耗,人工成本增加了多少?插这个单给物料管控、采购等各方面的管理成本又增加了多少?

作为管理者,你可以让老板看到这个损失,在企业里,大家至少是一个利益共同体,当你数据呈现出插单所造成的损失的时候,对于插单行为,决策层就会有一个几近正确的评估。

3.建立插单管控流程

慧都智能制造项目组专家经常强调,中小企业的生产状态是一种非稳定态,生产中的插单现象想要完全杜绝是不可能实现的。但允许插单并不意味着你可以随意插单,企业要建立好插单管控流程。

比如,插单管控流程要规定业务部、老板一个月内允许插单的最大单量、数量;我们做不到0插单,但如果总是插单,最后会形成一个恶性循环,因此,要有管控性的、有计划性的去插单,设计好插单审批流程,目的是限制插单的随意性。

再如,插单管控流程要规定订单进入的时候,相关部门要进行订单评审,进行交期分解,然后做主计划,周日滚动计划,再到每个工序的日计划。整个过程衔接是非常紧密的,需要PMC部、生产部、采购部、仓储部等部门的整体联动,经过层层的审批才能够进行插单。

工厂的生产管理做不到0插单,但也不意味着可以随意插单,管理者需要对插单行为所造成的损失进行数据评估,以此来衡量是否值得企业插单生产。插单生产也必须在“插单管控流程”下进行,同时必须建立在成熟的PMC(生产计划与物料控制)模式下,不断压缩生产周期、提高订单准交率,企业才能够从机制上系统地减少插单的次数。

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